Diese und andere wollen nicht mehr ohne FlexiFlow planen
Was ist Facility-Management?
Eine CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) ist eine digitale Gesamtlösung, die Facility-Management-Teams dabei unterstützt, Gebäude, Liegenschaften und betriebliche Abläufe effizient zu steuern. Die Software bündelt alle relevanten Daten zu Räumen, technischen Anlagen, Inventar und Personal an einem zentralen Ort. Zu den klassischen Kernfunktionen eines CAFM-Systems gehören: Raummanagement, Instandhaltungs- & Wartungsmanagement, Anlagenverwaltung (Asset Management) sowie Umzugsmanagement.
Standort-Dossier
Alle Workflowdaten eines Standorts – Aufgaben, Dokumentation, Bestellungen, Status – werden Ihnen live im Off-Canvas-Dossier angezeigt. Perfekt für Teams, die viele Beteiligte koordinieren und jederzeit entscheiden müssen.
Warum wichtig?
- Vollständige Transparenz für alle Rollen
- Zugriff aus allen Listen und Übersichten
- Keine Informationssuche über verschiedene Tools hinweg
Typische Use Cases
- Standortaudits
- Statusabfragen im Projektmeeting
- Klärungen mit Dienstleistern
Praxisbeispiele für Ihr Facility-Management
Tritt an einem Standort ein Schaden auf (z. B. Ausfall der Heizungsanlage), zählt jede Minute. Statt unübersichtlicher E-Mails steuert FlexiFlow den gesamten Prozess dynamisch:
- Individuelle Eingabemasken: Der Standortverantwortliche erfasst die Störung mobil mit allen Pflichtangaben und hängt direkt ein Foto des Schadens an.
- Automatisches Routing (Workflows): Das System erkennt anhand des Standorts und der Schadenskategorie sofort den zuständigen Dienstleister und weist die Aufgabe vollautomatisch zu.
- Transparenter Status: Alle Beteiligten sehen im zentralen Dashboard jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand – von der Annahme bis zur finalen Reparaturfreigabe.
Regelmäßige gesetzliche Prüfungen (z. B. Brandschutztüren, Aufzüge oder Elektrogeräte) erfordern lückenlose Dokumentation und exakte Abläufe.
- Prozess-Vorlagen: Hinterlegen Sie standardisierte Prüf- und Wartungsabläufe als wiederverwendbare Templates. Jeder Techniker arbeitet exakt dieselben Qualitätsstandards ab.
- Digitale Checklisten: Der ausführende Dienstleister hakt die einzelnen Prüfpunkte direkt vor Ort auf dem Tablet ab. Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kann die Wartung abgeschlossen werden.
- Revisionssichere Archivierung: Alle Berichte, Messprotokolle und Freigaben werden direkt am digitalen Standortobjekt hinterlegt und sind bei Audits sofort griffbereit.
Die Zusammenarbeit mit externen Gewerken scheitert oft an Informationsverlusten. FlexiFlow bindet Partner aktiv in das Ökosystem ein, ohne die Kontrolle abzugeben:
- Spezifische Rollen & Berechtigungen: Externe Handwerker sehen über ihren dedizierten Zugang ausschließlich die ihnen zugewiesenen Tickets und Fristen. Interne Finanz- oder Vertragsdaten bleiben geschützt.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Sobald ein kritischer Mangel gemeldet wird, erhält der Dienstleister eine automatische Benachrichtigung. Verzögert sich die Bearbeitung, greift ein automatisiertes Eskalationsmanagement.
- Fotodokumentation & Abnahme: Nach Behebung des Fehlers lädt der Techniker das Erfolgsfoto direkt in den Workflow hoch. Der interne Facility Manager erhält die Aufgabe zur Qualitätsprüfung und gibt den Vorgang per Klick für die Abrechnung frei.
Bringen Sie Struktur in Ihre Facility-Prozesse
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie FlexiFlow Ihre täglichen Abläufe transparenter macht und die Zusammenarbeit mit Ihren Dienstleistern perfekt koordiniert.
Häufige Fragen zu Facility Management
Eine CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) ist eine digitale Gesamtlösung, die Facility-Management-Teams dabei unterstützt, Gebäude, Liegenschaften und betriebliche Abläufe effizient zu steuern. Die Software bündelt alle relevanten Daten zu Räumen, technischen Anlagen, Inventar und Personal an einem zentralen Ort.
Zu den klassischen Kernfunktionen eines CAFM-Systems gehören:
- Raummanagement: Liefert eine visuelle Darstellung aller Flächen, um die Belegung präzise zu verfolgen und Räume optimal zuzuweisen.
- Instandhaltungs- & Wartungsmanagement: Hilft bei der vorausschauenden Planung von Wartungsintervallen, dokumentiert den Arbeitsfortschritt und liefert wichtige Auswertungen.
- Anlagenverwaltung (Asset Management): Erfasst den Lebenszyklus sowie die Auslastung von technischen Geräten und Maschinen, um Ausfälle zu minimieren.
- Umzugsmanagement: Organisiert und trackt interne Umzüge von Teams, Möbeln und IT-Infrastruktur ohne operativen Stillstand.
FlexiFlow ist ideal für Unternehmen, Immobilienverwalter und Filialisten, die mehrere Standorte, Liegenschaften oder eine Vielzahl externer Dienstleister koordinieren müssen. Wenn Sie das tägliche Chaos aus Excel-Listen, E-Mails und Zurufen bei der Mängelmeldung oder Wartungsplanung durch strukturierte, transparente Workflows ersetzen wollen, bietet FlexiFlow die perfekte Lösung.
Nein, absolut nicht. FlexiFlow ist eine reine No-Code-Plattform. Das bedeutet, Sie können Workflows, Ticket-Systeme, Prüflisten und Zuweisungen komplett visuell über eine intuitive Benutzeroberfläche erstellen und anpassen. Sie sind bei Prozessänderungen nicht auf Ihre interne IT-Abteilung oder teure externe Software-Entwickler angewiesen.
Ja, genau das ist eine der Kernstärken von FlexiFlow. Sie können externe Dienstleister, Wartungsfirmen oder Reinigungskräfte nahtlos in Ihre Workflows integrieren. Partner erhalten gezielten Zugriff auf die für sie relevanten Aufgaben, können den Status von Tickets (z. B. „Reparatur erledigt“) direkt vor Ort aktualisieren und Fotos zur Dokumentation hochladen.
Klassische Softwarelösungen zwingen Unternehmen oft dazu, ihre Arbeitsweise an das System anzupassen. FlexiFlow dreht den Spieß um: Dank des No-Code-Ansatzes passt sich die Software exakt Ihren bestehenden Prozessen an. Zudem liegt unser Fokus auf der dynamischen Steuerung von Abläufen (Servicemanagement) und der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Teams und Dienstleistern, statt nur statische Daten zu verwalten.
Während die Einführung traditioneller CAFM-Systeme oft Monate und lange Beratungsphasen erfordert, ist FlexiFlow innerhalb weniger Tage startklar. Da Sie keine Software installieren müssen (Cloud-basiert) und Workflows ohne Programmieraufwand selbst aufsetzen, können Sie sofort mit den ersten Live-Prozessen an Ihren Standorten starten.